Podmínky zpracování osobních údajů

Zpracovatelská smlouva dle čl. 28 GDPR · účinné od 15. 7. 2026

Tyto podmínky tvoří nedílnou součást smlouvy o užívání služby Foldera a upravují zpracování osobních údajů, které do služby vkládáte (zejména údaje obsažené v dokladech). Při tomto zpracování vystupuje zákazník jako správce a poskytovatel služby (Ing. Josef Horňák, IČO 19910916) jako zpracovatel. Zpracování údajů, u nichž je poskytovatel sám správcem (např. údaje o účtu), popisují zásady ochrany osobních údajů.

1. Předmět, doba a účel zpracování

Předmětem je zpracování osobních údajů obsažených v dokladech zákazníka za účelem jejich automatického vytěžení a založení odpovídajícího dokladu do účetního systému zákazníka (ABRA Flexi), včetně přílohy. Zpracování probíhá po dobu trvání smlouvy a v rozsahu nezbytném k poskytování služby.

2. Povaha zpracování, kategorie subjektů a údajů

Zpracování zahrnuje příjem souboru, automatické vytěžení údajů (OCR), kontrolu duplicit a zápis do účetního systému zákazníka. Subjekty údajů jsou zejména dodavatelé a odběratelé zákazníka a osoby uvedené na dokladech. Kategorie údajů zahrnují identifikační a fakturační údaje (jméno, IČO/DIČ, adresa, čísla dokladů, částky) a kontaktní údaje uvedené na dokladu.

3. Povinnosti zpracovatele

• zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložitelných pokynů správce a k výše uvedenému účelu;
• zavázat osoby oprávněné zpracovávat údaje mlčenlivostí;
• přijmout vhodná technická a organizační opatření dle čl. 32 GDPR (viz čl. 5);
• být správci nápomocen při plnění jeho povinností (práva subjektů, ohlašování incidentů, posouzení vlivu);
• po skončení poskytování služby osobní údaje vymazat nebo vrátit, nevyžaduje-li jejich uchování právo EU či ČR;
• poskytnout správci informace nezbytné k doložení plnění těchto povinností a umožnit audit.

4. Zapojení dalších zpracovatelů (subdodavatelů)

Správce uděluje zpracovateli obecné povolení zapojit další zpracovatele. Zpracovatel je zavazuje stejnými povinnostmi v oblasti ochrany údajů. Aktuální seznam:

O zamýšlené změně subdodavatelů zpracovatel správce předem informuje (aktualizací tohoto seznamu) a správce má právo proti změně vznést námitku.

5. Zabezpečení

Zpracovatel uplatňuje zejména: šifrované uložení přístupových údajů (k ABRA Flexi a e-mailovým schránkám), šifrovaný přenos (TLS), řízení přístupu, oddělení dat jednotlivých zákazníků a zásadu minimalizace uchovávání originálních souborů dokladů - viz čl. 6.

6. Uchovávání originálních souborů dokladů

Originální soubor dokladu zpracovatel uchovává pouze po dobu, po kterou je potřebný k poskytování služby:

• u dokladů, které byly úspěšně zpracovány (založeny do účetnictví správce, nebo přeskočeny), nejdéle 24 hodin od zpracování;
• u dokladů, které skončily chybou nebo čekají na schválení správcem, do doby, než je správce úspěšně odešle do účetnictví nebo je smaže - originál je nezbytný k tomu, aby správce mohl chybu posoudit a údaje opravit;
• smaže-li správce doklad ve službě, zpracovatel originální soubor smaže neprodleně.

Po uplynutí těchto lhůt zůstávají v aplikaci pouze vytěžená metadata nezbytná pro provoz. Originální soubory jsou po celou dobu uloženy výhradně na serverech v EU (viz čl. 7).

7. Předání do třetích zemí

Vytěžení i hosting probíhají v EU. Odesílání e-mailů přes službu Resend (USA) může zahrnovat přenos údajů nezbytných pro doručení; tento přenos je ošetřen nástrojem dle čl. 46 GDPR (standardní smluvní doložky, případně EU–US Data Privacy Framework).

8. Porušení zabezpečení

Zjistí-li zpracovatel porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí je správci bez zbytečného odkladu a poskytne součinnost potřebnou k případnému splnění ohlašovacích povinností správce.

9. Po skončení smlouvy

Po ukončení poskytování služby zpracovatel osobní údaje vymaže (případně vrátí), nevyžadují-li právní předpisy jejich další uchování.